Privacybeleid Stella Maris Waterscouting
Stella Maris Waterscouting verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stella Maris Waterscouting via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en directe leiding hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
De ingeleverde inschrijfformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd.
Gezondheidsformulieren Zomerkamp
Stella Maris Waterscouting hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.
Om te zorgen voor actuele data in het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland wordt voor het Zomerkamp gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier, die hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard en verwerkt in Scouts Online van Scouting Nederland. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Stella Maris heeft inzicht in de financiële gegevens.
Online media
Stella Maris Waterscouting maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschap informatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Voor de verspreiding van de e-mail nieuwsbrief wordt gebruik gemaakt van La Posta. Dit om de nieuwsbrief grafisch vorm te geven en te voorkomen dat deze in de spam filter terecht komt. Het privacy statement van La Posta kan worden ingezien op https://laposta.nl/privacy-statement. Met La Posta is sprake van een verwerkersovereenkomst. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.
Beeldmateriaal
Stella Maris Waterscouting maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Stella Maris Waterscouting en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Foto’s worden geplaatst in een besloten groep op Facebook. Toestemming is altijd in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van Stella Maris Waterscouting is terug te vinden via in het informatieboekje en op te vragen via het secretariaat (info@stellamariswaterscouting.nl).
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Stella Maris Waterscouting binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.